对于一些中小企业来说，由于部门多，打印业务量大，因此不得不购买多台打印机，以满足不同业务部门的打印需要。这样也带来了管理和维护上的压力，有时某台打印机缺少墨水/碳粉或打印纸，又没能得到及时解决，这就会影响办公人员的打印效率。如果企业采用的是惠普打印机，配合惠普提供的Easy Printer Care软件，就可以很好地解决以上各种问题。

　　一、让打印管理更高效

　　Easy Printer Care 是HP推出的一款打印设备管理软件，它支持惠普LaserJet、Color LaserJet 以及Designjet系列打印设备，该软件可以在随机驱动光盘里找到，或者登录惠普官方网站免费下载。如果你无法确定自己的打印机是否支持该软件，可以在软件主界面点“兼容打印机”选项进行查询，该软件可提供一台或多台打印机的运行状态监控和报警功能，最多支持15台连网的惠普打印机，便于IT维护人员随时监视打印机的耗材用量，从而帮助企业用户轻松跟踪和维护打印机。

　　比如某中小企业有7台惠普打印机，分布在不同的办公室，通过在IT管理员的电脑上安装Easy Printer Care软件后，可以随时看到商务部的打印机碳粉不足，或者观察财务部打印机的纸盒里是否还有纸张，以及掌握市场部打印机的使用量，查看每个部门进行彩色打印与黑白打印的页数。比如发现市场部的彩色打印量较少，主要以黑白打印为主，而商务部却刚刚相反，就可以将彩色打印机放置在商务部，而市场部则放置黑白打印机，这有利于企业合理分配打印设备，充分利用打印机资源，减少打印和维护成本。

　　二、实战商务打印管理

　　在所有连接打印机的电脑上安装Easy Printer Care软件，安装完后会出现一个提示界面(图1)，从这里可以看到，该软件支持互联网通讯，并提供了诊断服务、状态和报警功能。运行该软件后，会弹出一个设置窗口，首先将HP Proactive Support状态设置为“开”，然后根据需要设置好诊断扫描周期，对于企业用户来说，由于打印量比较大，建议选择“每日”都进行诊断扫描。

　　如果打印机与计算机直接相连或者接入局域网中，Easy Printer Care就会自动检测并管理所有网络上的惠普打印机(包括本地的惠普打印机)。如果没有找到网络上的打印机，此时要点“查找其它打印机”，然后指定要执行的网络搜索类型，如局域网内的IP地址，或者搜索互联网上的HP打印机(图2)，然后按操作提示即可将打印机添加到软件设备列表。点选要管理的打印机，然后点“报警设置”，就可以进行各种作业管理，如设置打印列队等候报警、指定何时及如何通知有关打印机的问题，或者一次指定一台打印机或多台打印机的警报设置等。

　　要提醒的是，如果要在非网络环境中让打印机和软件正确通信(即本地连接使用)，由于Easy Printer Care软件需要使用 DOT4 端口，因此必须将打印机端口设置为DOT4_001或更高，方法是进入“打印机和传真”，用鼠标右键点HP打印机，选择“属性”后切换到“端口”界面，然后点“添加端口”按钮，继续点“新端口”按钮，最后在“输入端口名”中输入DOT4_001或DOT4_002等即可(图3)，此后打印机就可以配合软件实现各种管理工作了。